Zaman Yönetimi
Zaman Yönetimi
A-PLANLAMA:
Planlama kısıtlı zamanın stresinden kurtulmanın anahtarıdır.Bu , geleceğinizi şekillendirmenin yoludur.Planlama hayatınızı düzene sokacak iki katkı sağlar.Birincisi, size olduğunuz noktadan olmak istediğiniz noktaya varabilmeniz için ihtiyacını duyacağınız kaynakları tanımlar.Planlama programa bağlı bir proje üzerinde çalışmanızı sağlar.Planlar kısa ve uzun vadeli olabilir.Kısa vadeli planlara örnek olarak günlük, haftalık süreleri kapsar.Bunun dışındakiler örneğin 1 ay –3 ay-1yıl vb. Uzun vadeli planlar kategorisine girer.
KISA VADELİ PLANLAMA.
A- Haftalık Planlama:
Haftalık planınız hafta sonuna kadar hangi hedefleri amaçladığınızı ve bu hedeflere ulaşmanız için neler yapmanız gerektiğini göstermelidir.Haftalık planınızı, takip eden hafta için Cuma günleri yapabilirsiniz.Hafta başı veya Pazartesi sabah da olabilir.(Bir çok kişi bunu işle-ev ya da okulla- ev arasında yapar)
Haftalık planlamanızı yaparken karmaşık veya basit bir planlama yapabilirsiniz.Ama biz kendinize, gerçekten ilgilenmekte zorluk çekeceğiniz hatta belki de ilgilenme ihtimaliniz zayıf olan hedefler koymamanızı öneririz.Çünkü çok fazla hedef belirlemek, hedefler başarılamayınca daha sonrasında insanda hayal kırıklığına yol açabilir.
Bu doğrultuda haftalık programınızı şu başlıklar altında toplayabilirsiniz:
Önce yukarda da belirttiğimiz gibi kendinize 1 ile 3 arasında hedef belirleyin ve hazırlayacağınız çizelgenin en tepesine(sayfanın sol üst köşesine ) alt alta bu hedeflerinizi sırasıyla yazın.Daha sonrada aşağıdaki başlıkları kullanarak kendi istediğiniz sitilde bir çizelge oluşturun.
a-Faaliyetler
b-A/B/C metoduna göre önceliklerim.
c-Tahmini süre (ne kadar sürede bu işi bitiririm?)
d-Bu işe ortalama kaç gün ayırabilirim?
B- Günlük Planlama:
Planlama sürecinin sonucu, zamanınızı her gün en iyi şekilde kullanabilmenizdir.Günlük takvim tutmayı alışkanlık haline getirirseniz, faaliyetlerinizin çoğu zaten gözünüzün önüne somut olarak gelecektir ve sizler ne yapıp yapmadığınızı herhangi bir unutma olayı olmadan rahatlıkla görebileceksiniz.
Günlük Öncelikler sıralaması da en önemli hedefleriniz üzerinde dikkatinizi yoğunlaştırmanın en iyi yoludur.Listenizin başından işe başlayın.Beklenmedik bir şeyle karşılaşmanız (gün içersinde) sizin için mazeret teşkil etmemelidir.Her günün sonunda tamamlanan şeyleri gözden geçirin ve tamamlanması gereken listenizdeki maddeleri ileriye taşıyın.Bunları yarının yeni maddeleriyle yeniden harmanlayın.
Günlük planın şekli önemli değildir.Bir takvimin üzerine, basit bir kağıt üzerine ya da sizin geliştirdiğiniz bir form üzerine rahatlıkla yazabilirsiniz.Ancak bu işe önem vermeniz adına kendinize düzenli bir form hazırlayıp günlük çizelgenizi bunun üzerine yapmanızı öneririz.
ZAMANI VERİMLİ KULLANMANIN YOLLARI
Uygulanacak basit yöntemlerle, durdurulamayan ve yavaşlatılamayan zamanı daha verimli bir şekilde kullanmak mümkün olabiliyor.
Plan yapma, erken kalkma, ayrıntılarla uğraşmama, öncelikleri belirleyerek çalışma, kararlı olma...
Uygulanacak basit yöntemlerde, durdurulamayan ve yavaşlatılamayan zamanı daha verimli bir şekilde kullanmak mümkün olabiliyor. Milli Prodüktivite Merkezi (MPM) hazırladığı “Zamanı Verimli Kullanmak” broşüründe yer alan bilgilere göre, insanoğluna eşit olarak sunulan tek kaynak olan zamanın etken ve daha verimli kullanılabilmesi için, öncelikle “zaman yönetimi”nin öğrenilmesi gerekiyor. Başarılı bir zaman yönetiminin gerçekleşmesi için ise kişinin zihinsel hazır olma düzeyinin büyük önemi bulunuyor. Kişinin zihinsel hazır olma düzeyini “Kendine güvenme, başarma isteği, mücadele azmi, gerekli bilgilere sahip olma, uygulamada sürekliliğe inanma” gibi unsurlar belirliyor. Başarılı bir zaman yönetimi uygulamasının ancak kişinin kendi çabası ile mümkün olabileceğinin de unutulmaması gerekiyor.
ZAMAN YÖNETİMİNE NASIL BAŞLAMALI?
İnsanlar zamanın ancak yüzde 60’ına hükmedebiliyorlar, kişinin kontrolü dışındaki olaylar ise toplam zamanın yüzde 40’ını alıyor. Bu nedenle zamanın sadece hükmedilen yüzde 60’lık bölümü için zaman yönetimi uygulaması yapılabiliyor. Bu oranı yüzde 100’e çıkarmak ise mümkün olamıyor. Zamanın bu bölümünde 80/20 ilkesi önem taşıyor. Bu ilke, zamanının yüzde 20’si ile işlerin yüzde 80’ini, zamanın kalan yüzde 80’i ile de işlerin yüzde 20’sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade ediyor.
Zamanını iyi bir şekilde yönetmek isteyen kişinin, yaşama (Ben ne olmak istiyorum? Hangi alanlar ilgimi çekiyor?...vb) ve işe (Hangi işlerden zevk alıyorum? Nasıl motive olurum...vb) ilişkin amaçlarını belirlemesi gerekiyor.
Broşürdeki bilgilere göre iyi bir zaman yönetimi için başlangıçta uygulanması gereken bazı hususlar şöyle:
• Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir. Bir ay süreyle her gün, her yarım saatte bir, yapılmış olan tüm işler kaydedin. Bu sıkıcı ancak önemli etkinlik, zamanınızın nasıl harcandığı konusunda önemli ipuçları verecek ve bir sonraki aşamaya sizi hazırlayacaktır.
• Kontrolünüz altındaki yüzde 60’lık zaman dilimini planlayın. Planlamayı mümkünse yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak, ama mutlaka yazılı olarak yapın. Böylece, kafanızdaki zaman planı unutulmaz, zihninizin meşguliyeti azaltılır, konsantrasyonunuz artar, tamamlanmayan işler unutulmaz, faaliyet arşiviniz olur.
• İşlerinizi önem derecesine göre sıralayın. Bunu yaparken ABC Analizi’ne başvurun. Şöyle ki: Mevcut görevlerinizin hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (A görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 20’si çalışma zamanınızın yüzde 20’sini dolduracak kadar önemli (B görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (C görevleri)
• A’lar üzerinde yoğunlaşın, B’leri mümkün olduğunca devredin ve C’leri atmanın yollarını arayın.
• Tek bir işe yoğunlaşın ve işi bir kerede bitirin.
• On yıl, bir yıl sonra kendinizi, işinizi, evinizi, ailenizi nasıl ve hangi noktada görmek isteğinizi belirleyin.
• “Bilmiyorum”, “yardım istiyorum”, “yanlış yaptım” diyebilin.
ZAMAN TASARRUF EDİCİ YÖNTEMLER
Broşürde zaman tasarruf edici yöntemler ise şöyle sıralanıyor:
• Erken kalkın
• Uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği yaratmak için her gün kendinize eğlence ve keyif verecek bir düşünce geliştirin.
• Günlük giyeceklerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın.
• Güne olumlu başlayın, pozitif düşünmeye çalışın.
• Sağlığınızı koruyun, varsa sağlık sorunlarınızı geciktirmeden çözün.
• Kendinize randevu verin, bu saatleri sadece kendinize ayırın.
• Kararlı olun, seri hareket edin.
• Hedefe ulaşmada kestirme ve alternatif yolları deneyin.
• Not alma alışkanlığı edinin.
• Önünüzde yalnızca iş olsun, ilgisiz olanları kaldırın.
• Yönetici iseniz ayrıntılarla uğraşmayın.
• İdeal çalışma ortamı yaratın.
• Yazılı kayıt tutun, mutlaka ajanda kullanın.
• Yolda düşünün, zihinsel planlama yapın.
• Hızlı ve etkili okumayı öğrenin.
• Zihinsel gücünüzün verimliliğini artıracak her unsura (kitap, kurs...vs) yatırım yapın.
• Bilgilerinizi güncelleyin.
• Davetsiz misafirlerin sizi meşgul etmelerine izin vermeyin.
• Hata yapmaya hakkınız olduğunu unutmayın, ancak geçmişte yaptığınız hataları da tekrarlamayın.
A-PLANLAMA:
Planlama kısıtlı zamanın stresinden kurtulmanın anahtarıdır.Bu , geleceğinizi şekillendirmenin yoludur.Planlama hayatınızı düzene sokacak iki katkı sağlar.Birincisi, size olduğunuz noktadan olmak istediğiniz noktaya varabilmeniz için ihtiyacını duyacağınız kaynakları tanımlar.Planlama programa bağlı bir proje üzerinde çalışmanızı sağlar.Planlar kısa ve uzun vadeli olabilir.Kısa vadeli planlara örnek olarak günlük, haftalık süreleri kapsar.Bunun dışındakiler örneğin 1 ay –3 ay-1yıl vb. Uzun vadeli planlar kategorisine girer.
KISA VADELİ PLANLAMA.
A- Haftalık Planlama:
Haftalık planınız hafta sonuna kadar hangi hedefleri amaçladığınızı ve bu hedeflere ulaşmanız için neler yapmanız gerektiğini göstermelidir.Haftalık planınızı, takip eden hafta için Cuma günleri yapabilirsiniz.Hafta başı veya Pazartesi sabah da olabilir.(Bir çok kişi bunu işle-ev ya da okulla- ev arasında yapar)
Haftalık planlamanızı yaparken karmaşık veya basit bir planlama yapabilirsiniz.Ama biz kendinize, gerçekten ilgilenmekte zorluk çekeceğiniz hatta belki de ilgilenme ihtimaliniz zayıf olan hedefler koymamanızı öneririz.Çünkü çok fazla hedef belirlemek, hedefler başarılamayınca daha sonrasında insanda hayal kırıklığına yol açabilir.
Bu doğrultuda haftalık programınızı şu başlıklar altında toplayabilirsiniz:
Önce yukarda da belirttiğimiz gibi kendinize 1 ile 3 arasında hedef belirleyin ve hazırlayacağınız çizelgenin en tepesine(sayfanın sol üst köşesine ) alt alta bu hedeflerinizi sırasıyla yazın.Daha sonrada aşağıdaki başlıkları kullanarak kendi istediğiniz sitilde bir çizelge oluşturun.
a-Faaliyetler
b-A/B/C metoduna göre önceliklerim.
c-Tahmini süre (ne kadar sürede bu işi bitiririm?)
d-Bu işe ortalama kaç gün ayırabilirim?
B- Günlük Planlama:
Planlama sürecinin sonucu, zamanınızı her gün en iyi şekilde kullanabilmenizdir.Günlük takvim tutmayı alışkanlık haline getirirseniz, faaliyetlerinizin çoğu zaten gözünüzün önüne somut olarak gelecektir ve sizler ne yapıp yapmadığınızı herhangi bir unutma olayı olmadan rahatlıkla görebileceksiniz.
Günlük Öncelikler sıralaması da en önemli hedefleriniz üzerinde dikkatinizi yoğunlaştırmanın en iyi yoludur.Listenizin başından işe başlayın.Beklenmedik bir şeyle karşılaşmanız (gün içersinde) sizin için mazeret teşkil etmemelidir.Her günün sonunda tamamlanan şeyleri gözden geçirin ve tamamlanması gereken listenizdeki maddeleri ileriye taşıyın.Bunları yarının yeni maddeleriyle yeniden harmanlayın.
Günlük planın şekli önemli değildir.Bir takvimin üzerine, basit bir kağıt üzerine ya da sizin geliştirdiğiniz bir form üzerine rahatlıkla yazabilirsiniz.Ancak bu işe önem vermeniz adına kendinize düzenli bir form hazırlayıp günlük çizelgenizi bunun üzerine yapmanızı öneririz.
ZAMANI VERİMLİ KULLANMANIN YOLLARI
Uygulanacak basit yöntemlerle, durdurulamayan ve yavaşlatılamayan zamanı daha verimli bir şekilde kullanmak mümkün olabiliyor.
Plan yapma, erken kalkma, ayrıntılarla uğraşmama, öncelikleri belirleyerek çalışma, kararlı olma...
Uygulanacak basit yöntemlerde, durdurulamayan ve yavaşlatılamayan zamanı daha verimli bir şekilde kullanmak mümkün olabiliyor. Milli Prodüktivite Merkezi (MPM) hazırladığı “Zamanı Verimli Kullanmak” broşüründe yer alan bilgilere göre, insanoğluna eşit olarak sunulan tek kaynak olan zamanın etken ve daha verimli kullanılabilmesi için, öncelikle “zaman yönetimi”nin öğrenilmesi gerekiyor. Başarılı bir zaman yönetiminin gerçekleşmesi için ise kişinin zihinsel hazır olma düzeyinin büyük önemi bulunuyor. Kişinin zihinsel hazır olma düzeyini “Kendine güvenme, başarma isteği, mücadele azmi, gerekli bilgilere sahip olma, uygulamada sürekliliğe inanma” gibi unsurlar belirliyor. Başarılı bir zaman yönetimi uygulamasının ancak kişinin kendi çabası ile mümkün olabileceğinin de unutulmaması gerekiyor.
ZAMAN YÖNETİMİNE NASIL BAŞLAMALI?
İnsanlar zamanın ancak yüzde 60’ına hükmedebiliyorlar, kişinin kontrolü dışındaki olaylar ise toplam zamanın yüzde 40’ını alıyor. Bu nedenle zamanın sadece hükmedilen yüzde 60’lık bölümü için zaman yönetimi uygulaması yapılabiliyor. Bu oranı yüzde 100’e çıkarmak ise mümkün olamıyor. Zamanın bu bölümünde 80/20 ilkesi önem taşıyor. Bu ilke, zamanının yüzde 20’si ile işlerin yüzde 80’ini, zamanın kalan yüzde 80’i ile de işlerin yüzde 20’sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade ediyor.
Zamanını iyi bir şekilde yönetmek isteyen kişinin, yaşama (Ben ne olmak istiyorum? Hangi alanlar ilgimi çekiyor?...vb) ve işe (Hangi işlerden zevk alıyorum? Nasıl motive olurum...vb) ilişkin amaçlarını belirlemesi gerekiyor.
Broşürdeki bilgilere göre iyi bir zaman yönetimi için başlangıçta uygulanması gereken bazı hususlar şöyle:
• Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir. Bir ay süreyle her gün, her yarım saatte bir, yapılmış olan tüm işler kaydedin. Bu sıkıcı ancak önemli etkinlik, zamanınızın nasıl harcandığı konusunda önemli ipuçları verecek ve bir sonraki aşamaya sizi hazırlayacaktır.
• Kontrolünüz altındaki yüzde 60’lık zaman dilimini planlayın. Planlamayı mümkünse yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak, ama mutlaka yazılı olarak yapın. Böylece, kafanızdaki zaman planı unutulmaz, zihninizin meşguliyeti azaltılır, konsantrasyonunuz artar, tamamlanmayan işler unutulmaz, faaliyet arşiviniz olur.
• İşlerinizi önem derecesine göre sıralayın. Bunu yaparken ABC Analizi’ne başvurun. Şöyle ki: Mevcut görevlerinizin hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (A görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 20’si çalışma zamanınızın yüzde 20’sini dolduracak kadar önemli (B görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (C görevleri)
• A’lar üzerinde yoğunlaşın, B’leri mümkün olduğunca devredin ve C’leri atmanın yollarını arayın.
• Tek bir işe yoğunlaşın ve işi bir kerede bitirin.
• On yıl, bir yıl sonra kendinizi, işinizi, evinizi, ailenizi nasıl ve hangi noktada görmek isteğinizi belirleyin.
• “Bilmiyorum”, “yardım istiyorum”, “yanlış yaptım” diyebilin.
ZAMAN TASARRUF EDİCİ YÖNTEMLER
Broşürde zaman tasarruf edici yöntemler ise şöyle sıralanıyor:
• Erken kalkın
• Uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği yaratmak için her gün kendinize eğlence ve keyif verecek bir düşünce geliştirin.
• Günlük giyeceklerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın.
• Güne olumlu başlayın, pozitif düşünmeye çalışın.
• Sağlığınızı koruyun, varsa sağlık sorunlarınızı geciktirmeden çözün.
• Kendinize randevu verin, bu saatleri sadece kendinize ayırın.
• Kararlı olun, seri hareket edin.
• Hedefe ulaşmada kestirme ve alternatif yolları deneyin.
• Not alma alışkanlığı edinin.
• Önünüzde yalnızca iş olsun, ilgisiz olanları kaldırın.
• Yönetici iseniz ayrıntılarla uğraşmayın.
• İdeal çalışma ortamı yaratın.
• Yazılı kayıt tutun, mutlaka ajanda kullanın.
• Yolda düşünün, zihinsel planlama yapın.
• Hızlı ve etkili okumayı öğrenin.
• Zihinsel gücünüzün verimliliğini artıracak her unsura (kitap, kurs...vs) yatırım yapın.
• Bilgilerinizi güncelleyin.
• Davetsiz misafirlerin sizi meşgul etmelerine izin vermeyin.
• Hata yapmaya hakkınız olduğunu unutmayın, ancak geçmişte yaptığınız hataları da tekrarlamayın.
|
Yazan
|
Bu makaleden alıntı yapmak
için alıntı yapılan yazıya aşağıdaki ibare eklenmelidir: "Zaman Yönetimi" başlıklı makalenin tüm hakları yazarı Psk.Dnş.Tuncay GÜLEN'e aittir ve makale, yazarı tarafından TavsiyeEdiyorum.com (http://www.tavsiyeediyorum.com) kütüphanesinde yayınlanmıştır. Bu ibare eklenmek şartıyla, makaleden Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa uygun kısa alıntılar yapılabilir, ancak Psk.Dnş.Tuncay GÜLEN'in izni olmaksızın makalenin tamamı başka bir mecraya kopyalanamaz veya başka yerde yayınlanamaz. |
1 Beğeni 
Yazan Uzman
|
Sitemizde yer alan döküman ve yazılar uzman üyelerimiz tarafından hazırlanmış ve pek çoğu bilimsel düzeyde yapılmış çalışmalar olduğundan güvenilir mahiyette eserlerdir. Bununla birlikte TavsiyeEdiyorum.com sitesi ve çalışma sahipleri, yazıların içerdiği bilgilerin güvenilirliği veya güncelliği konusunda hukuki bir güvence vermezler. Sitemizde yayınlanan yazılar bilgi amaçlı kaleme alınmış ve profesyonellere yönelik olarak
hazırlanmıştır. Site ziyaretçilerimizin o meslekle ilgili bir uzmanla görüşmeden, yazı içindeki bilgileri kendi başlarına kullanmamaları gerekmektedir. Yazıların telif hakkı tamamen yazarlarına aittir, eserler sahiplerinin muvaffakatı olmadan hiçbir suretle çoğaltılamaz, başka bir
yerde kullanılamaz, kopyala yapıştır yöntemiyle başka mecralara aktarılamaz. Sitemizde yer alan herhangi bir yazı başkasına ait telif haklarını ihlal ediyor, intihal içeriyor veya yazarın mensubu bulunduğu mesleğin meslek için etik kurallarına aykırılıklar taşıyorsa, yazının kaldırılabilmesi için site yönetimimize bilgi verilmelidir.
